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内容証明郵便の書き方・送り方は?

更新日:9月18日

大阪(全国対応)で内容証明郵便(電子内容証明郵便)の文章作成や発送代理をしておりますゴーイング行政書士事務所です。


内容証明郵便はどんな郵便でどんな時に使用すれば有効か解説しました。

では、どのように書いて、どのようにして送ればよいのでしょうか?

内容証明郵便は大きく分けて2種類あります。

ひとつは郵便局の窓口から発送する内容証明郵便と、もうひとつはオンラインで発送する電子内容証明郵便です。

この2つは、記入できる文章量や料金なども異なるためそれぞれを分けてご紹介しましょう。1回目は郵便局の窓口から発送する内容証明郵便です。


内容証明郵便について(内容証明郵便の書き方・送り方)


①用紙や文字数は?

文章を書く用紙の決まりはなく何でも構いません。サイズも決まりはなく、メモ用紙でも、破ったノートでも原稿用紙でも大丈夫です。

ただし、1枚の用紙に書ける文字数は決まっています。

​縦書き

1行20字以内・1枚26行以内

​横書き①

​1行20字以内・1枚26行以内

​横書き②

​1行13字以内、1枚40行以内

​横書き③

1行26字以内、1枚20行以内 

※横書きは①②③のどれでも大丈夫です。


②3通同じ手紙を用意する必要がある

同文の手紙を3通用紙する必要があります。手書きをするのは大変な労力がかかるので、パソコンのワープロソフトで作成して、3通をプリントアウトすることをおすすめします。間違いも手軽に修正でき綺麗な仕上がりになります。

1通は受取人へ送り、1通は差出人(自分)が持ち帰り、最後の1通は郵便局が保管をします。


③使用できる文字や数字は?

使用できる文字は、なんでもよいわけではありません。ひらがなカタカナ漢字数字です。数字は1, 2, 3・・の算用数字も一, 二, 三・・の漢数字もどちらも使用できます。

英文字は、氏名、会社名、地名、商品名などの固有名詞にだけ使用できます。

括弧句読点、その他一般に記号として使用されているものも使用できます。


④文字数はどのように数える?

ひらがな、カタカナ、漢字、数字、英文字(全角)は1文字が1字です。

記号は1個が1字です。

<例>

​記号

字数

%

1字

1字

m2(平方メートル)

2字

​kg

2字

​No.

3字

​Tel.

4字

括弧は上下(横書きの場合は左右)を全体として1字とし、上(横書きの場合は左)の括弧のある行の字数として数えます。

文字や数字を括弧や丸、四角などの枠で囲んだものは、文字と枠(1字)を合わせたものを字数として数えます。ただし、文中で順番を示す記号として使用する場合は全体を1字として数えます。

<例>

​括弧や枠で囲んだ文字

字数

2文字

3文字

​(1)書類

3文字

料金は、代金に(2)の手数料

13文字

⑤書き間違えた時はどのように訂正する?

書き間違えた時は、間違えた箇所を二重線で打ち消して、正しい文字を書き加えます。

削除する時も、削除する箇所を二重線で打ち消します。

挿入する時は、その箇所に文字を書き加えます。

その上で、欄外に「○字削除、○字加入」「○字削除」「○字加入」と書き、差出人の押印(印鑑を押す)をします。


⑥用紙(手紙)が2枚以上になった時は?

用紙が2枚以上になった時は、ホッチキスなどで端をつづり、そのつなぎ目に契印(印鑑を押す)をします。


⑦差出人と受取人の書き方

差出人と受取人の住所ならびに氏名を書きます。多くは文末に書きますが、横書きの場合は冒頭に書くことが多いようです。

差出人の氏名に押印は必須ではありません。ただし、本人が書いたことを示し、その信用度を上げるためには押印は有効に働くものと考えられます。


<記入例>


⑧封筒の書き方

封筒は普通の手紙と同じで大丈夫です。表面に受取人の住所氏名、裏面に差出人の住所氏名を書きます。

郵便局で内容証明郵便の確認をするので封はせず、そのまま郵便局へ持参します。


⑨郵便に写真などを同封できる?

手紙の内容を証明するために写真や資料、その他証明書の写しなどを同封したいと考える場合もあるでしょう。

しかし、手紙以外のものは同封できません。よって、証明書の提示をしたい場合は、「いつでも証明書の写しをお見せすることが可能です。」のような文章を添えることをおすすめします。


⑨料金は?

内容証明郵便は、内容証明料と定形の郵便料、書留料、配達証明料と速達で送る場合は、速達料が追加でかかります。

クーリングオフのように期限が設定されているものに関しては速達で出すことも必要になるでしょう。(2022年4月現在の費用)


内容証明料

枚数

​1枚

2枚

3枚

4枚

5枚

費用

​440円

700円

960円

1220円

1480円

定形の郵便料

25グラムまで

84円

​50グラムまで

94円

書留料

435円


配達証明

費用は多少かさみますが、配達を証明するためにも、配達証明としてください。

差出しの際

320円

​差出し後

440円

速達

​250グラムまで

260円


例えば、全部でいくらかかる?

手紙1枚を書留+配達証明+速達で送る場合は、

内容証明料(440円)+定形郵便料(84円)+書留料(435円)+配達証明料(320円)+速達料(260円)=合計1,539円


手紙2枚を書留+配達証明+速達で送る場合は、

内容証明料(700円)+定形郵便料(84円)+書留料(435円)+配達証明料(320円)+速達料(260円)=合計1,799円

となります。


⑩内容証明郵便を郵便局で出す

手紙と封筒が準備できたら、郵便局へ持参します。

ただし、内容証明郵便はどこの郵便局からでも出せるというわけではありません。最寄りの郵便局でご確認をいただくか以下でご確認ください。

郵便局では、手紙(文章)の字数や行数などが内容証明郵便のルールに従って書かれているか確認をします。

その場で訂正を要する場合もあるため、差出人の印鑑も持参することをおすすめします。



まとめ


内容証明郵便には

・書き方のルールがある

・証明書など手紙以外のものは同封できない

・配達を証明するためにも配達証明は必要

・どこの郵便局でも出せるわけではない

です。間違いや不足がないようしっかり準備をしましょう。




次回は、電子内容証明をご説明します。

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