内容証明郵便と電子内容証明郵便（e内容証明郵便）の違いとは？窓口発送とオンライン発送の仕様・手続きを解説

内容証明郵便には、郵便局の窓口へ書類を持参して発送する従来の方法と、インターネット上で完結する「電子内容証明郵便（e内容証明郵便）」の2つの方法があります。

どちらも法的な効力は同じですが、記載できる文字数のルール、押印の要否、料金、発送できる時間帯などに違いがあり、状況に応じて使い分けることで手間やコストを抑えられます。「内容証明を出したいけれど、どちらの方法を選べばよいかわからない」という方に向けて、本記事では日本郵便の公式情報をもとに、両者の仕様と手続きの違いを整理してご案内します。

INDEX
1. 内容証明郵便とは
2. 郵便局窓口で発送する内容証明郵便の仕様と手続き
3. 電子内容証明郵便（e内容証明）の仕様と手続き
4. 【比較表】窓口発送 vs e内容証明
5. どちらを選ぶべきか
6. まとめ

1. 内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、「いつ・誰が・誰宛てに・どのような内容の文書を送ったか」を郵便局（日本郵便）が公的に証明してくれる郵便サービスです。内容文書1通のほか、同じ内容の謄本2通（差出人保管用・郵便局保管用）を用意し、一般書留として差し出します。

未払い代金の請求、契約解除通知、クーリングオフ、損害賠償請求など、法的な意思表示を確実な形で相手に届けたい場面で利用されています。

発送方法には、次の2種類があります。

• 郵便局窓口での発送：紙の文書を作成し、対応可能な郵便局の窓口に持参する従来の方法

• 電子内容証明（e内容証明）：Word文書をインターネット上でアップロードし、24時間いつでも差し出せる方法

2. 郵便局窓口で発送する内容証明郵便の仕様と手続き

• 字数・行数の制限

　　窓口で出す場合、文章の字数・行数には次の制限があります。

　　＜書き方と制限＞

　　・ 縦書き：1行20字以内・1枚26行以内

　　・ 横書き：1行20字以内・1枚26行以内／1行13字以内・1枚40行以内／1行26字以内・1枚20行以内のいずれか

・書式ルール

　・内容文書は、仮名・漢字・数字・英字（固有名詞のみ）・括弧・句読点・一般的な記号のみで記載

　・内容文書以外の物（図面、返信用封筒、有価証券等）を同封することはできない

　・謄本を訂正・挿入・削除する場合は、字数と箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人の押印が必要

　・謄本が2枚以上になる場合は、つづり目に契印（差出人の印章）が必要

・取扱郵便局が限定される点に注意

内容証明郵便を取り扱っているのは、集配郵便局および日本郵便が指定した一部の無集配郵便局のみです。最寄りの郵便局であっても対応していない場合があります。

3. 電子内容証明郵便（e内容証明）の仕様と手続き

• オンラインで24時間差し出せる

　電子内容証明郵便（e内容証明）は、Wordファイルで作成した内容証明文書をインターネット上にアップロードすると、日本郵便が印刷・照合・封入封かんまで自動で行い、内容証明郵便として発送してくれるサービスです。郵便局の営業時間に縛られず、24時間いつでも申し込めます。

• 文字数のルールは窓口と異なる

　窓口の文章が「1枚520文字程度」までなのに対し、電子内容証明郵便（e内容証明）は行数・字数そのものの制限はなく、ページの余白に関する規定のみが設けられています。Wordの標準的な設定（10.5pt明朝体・行間1行・文字間隔標準）で作成した場合、1枚あたり目安1,584文字を記載できます。

　ただし、電子内容証明郵便（e内容証明）で差し出せるのは最大5枚までで、これを超える場合は窓口での発送が必要です。

• 押印・契印は不要

　紙の内容証明では訂正時の押印や、2枚以上の場合の契印が必要ですが、e内容証明では押印そのものを行わないため、契印も不要です。書式チェックも自動で行われるため、字数・行数のルール違反による窓口での差し戻しが起きません。

• 発送の流れ

　受取人あてに正本が、差出人あてに謄本が、いずれも一般書留で配達されます。また、受取人ごとに氏名・住所・金額等が異なる文書を最大100通までまとめて発送できる「差込差出し」機能もあり、同一内容を複数の相手に送る場合に便利です。

4. 【比較表】窓口発送 vs e内容証明

	郵便局窓口	電子内容証明郵便
発送方法	郵便局窓口へ持参	インターネットでアップロード
受付時間	郵便局の営業時間内	24時間いつでも
謄本の文字数	1枚520字程度	1枚あたり目安1,584字
押印・契印	訂正時に押印、2枚以上は契印	不要

5. どちらを選ぶべきか

• 文章が短く、郵便局へ行く時間がある場合：窓口発送でも大きな手間はかかりません

• 文書が長い、急いでいる、夜間や休日に手続きしたい場合：電子内容証明郵便が便利です

• 複数の相手に同じ内容を送りたい場合：電子内容証明郵便の差込差出し機能（最大100通まで）が効率的です

• 5枚を超える長文になる場合：電子内容証明郵便は利用できないため、窓口での発送が必要です

6. まとめ

内容証明郵便は、窓口発送・電子内容証明郵便のどちらを選んでも法的な効力に違いはありません。文字数のルール、押印の要否、料金、発送できる時間帯といった手続き面の違いを踏まえて、ご自身の状況に合った方法を選ぶことが大切です。

内容証明の文面作成や発送手続きでお困りの際は、当事務所までお気軽にご相談ください。

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